オーストラリア 語学留学の永遠のテーマ
前記の例では、出荷が遅れていることをまず伝えて、出荷再開の日程がわかり次第、追って連絡を差し上げる、という結論の部分を冒頭に持ってこなければならない。
言い訳はそのあとでよい。
日本語の手紙では常套句となっている「平素はたいへんお世話に…」は、このようなビジネスレターの場合はまったく不要である。
結論を先に言わずに「枕詞」を並べるという日本的コミュニケーションが染みついているのか、前記に掲げた悪い例のような手紙を海外に出す人は、ベテラン社員の中にも存外多い。
しかし、たとえ英語で書かれた手紙であっても、これでは効果的なコミュニケーションは期待できない。
なら、あとで直しが入っても、その部分だけ訂正してまたプリントアウトすればいい。
タイプライターしかなかった時代は、秘書稼業もけっこうたいへんだったかもしれない。
それなら、手紙の草稿に修正が入っても、ワープロでさっと手直ししてそこらにある用憧を使ってプリントすれば、仕事はあっという間にそれでおしまい…と思ったら、そう簡単にはいかなかった。
手紙の最終稿は、名誉会長専用の高級な厚地のレターヘッド（letterhead会社のロゴ入り用諭）に、やはり格調の高さをうかがわせるエグゼクティブ(Executive）というフォント（font書体）を使ってタイプすることになっていた。
そのレターヘッドにはSONYという４文字のロゴと名前が浮き出るように印刷されていて、透かし入りの高級な紙が使われていた。
紙も印刷もオリジナルで発注したものである。
残念ながら、当時私の職場で使っていたワープロにはクーリエ（のoal）など数種類のフォントしかなかったので、手紙の最終稿は、役員室の女性秘書がIさん専用のタイプライターを使ってタイプし直してくれた。
誤字や脱字がないかどうかを私が再度チェックしてから、Iさんのサインをもらう。
サインをする万年筆もいつも決まっていた。
これを使うと、太くて力強い線がなめらかに書けるらしい。
こうしてようやく名誉会長のレターができあがった。
「企業のトップならでは」の格式へのこだわりがそこには感じられた。
「レターヘッドのような形式的なことなんか、どうでもいいんじゃないの？」などと思われる方もいるかもしれない。
しかし、きちんとしたレターヘッドさえ使わずに、いい加減な内容のビジネスレターを送ってこられたとしたら、なかなかその相手をすぐに信用する気にはなれないものである。
手紙の文章も形式も、すべてその会社の顔、すなわち信用を表すものである。
ところで、郵送やファックスに頼っていた当時とは違って、今日のビジネス社会では、電子メールが書き言葉によるコミュニケーションの主流を占めるようになった。
今では自宅で仕事をしている私も、外界との通信の大半は電子メールに頼っている。
パソコンやワープロもあれから大きく進化したし、企業の役員室における仕事の進め方も、さぞ大きく様変わりしていることだろう。
電子メールの場合、電話ほど話は早くないが、郵便よりははるかに速く相手の手元に着く。
だいたいはその日のうちに相手と２、３度のやりとりができる。
自分の都合の良いときに受け取ることができる電子メールを多用すれば、かつてのように電話が頻繁にかかってきては仕事の邪魔をされるということもなくなる。
このような特長を持つ電子メールだけに、それに使う文章のスタイルもかなり簡素なものでよい、とされているようである。
近年のインターネットの普及に伴って、私も見知らぬ人から電子メールをもらったり、さらにそこから新しい取引先や友人ができたりすることが多くなった。
しかし、このように便利なレターへのこだわりネットワーク社会の通信手段にも、閉口してしまうことがたまにある。
手紙に使う「レターヘッド」にあたる「署名」が抜けている電子メールがけっこう多いのである。
もちろん、「署名」といっても自筆のサインのことを言っているのではない。
レターヘッドには通常、会社のロゴのほかに、オフィスの住所、電話番号やフア″クス番号などが印刷されている。
これに発信人の部署名と氏名をタイプしておけば、千紙の受け手はそれを見るだけで誰から来たものかすぐにわかるし、返事を出す際にもそれを参照すればよい。
初めて手紙を出す相手にも「この会社はきちんと存在する会社なんだな」と信用してもらいやすいし、さらにデザインが良ければ、相手に与える第一印象もそれだけ良くなる。
しかし、電子メールの中には、ビジネスに欠かせないこういった要素が完全に抜けているものが散見される。
もちろん、電子メールの場合は相手のアドレスが自動的にわかるから、返事を出そうと思えば出せる。
しかし、どこの誰とも知らない人からビジネスを打診するメールが来て、そこに発信人の姓名も会社名も部署名も電話番号も書いていなかったら、私ならちょっと返事を出す気にはなれない。
普通の人が手紙を出すときに、会社の役員クラスが使うような氏名入りの専用撞を使う必要はない。
電子メールがこれほど普及した今日では、紙にプリントしたもので用件を伝える必要性自体も少なくなっている。
だが、たとえ電子メールであっても、前記のような必須事項を盛り込んだ「署名」を作っておいて、特に初めてコンタクトする相手に対してはメールの最後にそれをつけるということくらいは、最低限のビジネスマナーとして心得たいものである。
英文レターを上手に書きたい人のためにここは「ノウハウ本」ではないので、具体的な書き方についてこれ以上、枝葉末節に触れるのはやめておく。
その代わりに手ごろな参考書を１冊推薦しておこう。
私がIさんの英語屋の仕事をしていた当時に刊行された『最新ビジネス英文手紙辞典』（フランシス・J・クディラ著、朝日出版社）がそれである。
この参考書は、単なる手紙の表現集にとどまらず、「どういうことを書けば良いか」まで豊富な実例を交えながら踏み込んで懇切丁寧に説明してある。
それ以来、いろいろな出版社から良い本も出ているようだが、私はずっとこの１冊を愛用している。
最後にひとこと。
たかが「手紙」とあなどるなかれ。
それによって自分の第一印象が決まり、品性から人柄まで推し量られてしまうことさえあるのだから。
ご親切なお手紙をありがとうございました。
ただ私は、いただいたそのお手紙を多少、複雑な思いで読みました。
新しい任務に就かれたことにつきましては、心よりお慶び申し上げます。
しかし、わが旧友であるIさんとのこれからのお付き合いに際して、貴方にもうお会いできないのは、とても残念に思います。
後任の方をご紹介いただき、ありがとうございます。
その方とも近くお目にかかれるのを楽しみにしています。
しかしながら、これで貴方とのお付き合いが完全に途絶えてしまうのではなく、時には東京、または当地でお目にかかりたいものですね。
米国においでになることがありましたら、本校の名誉ある賓客として歓迎致します。
何でもけっこうですから、もし私のほうでお役に立てることがありましたら、どうぞお気兼ねなくお知らせください。
新しいお仕事での一層のご活躍を心よりお祈り申し上げつつ。
(署名)
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